Klauzula informacyjna w związku z badaniem Buyer Persona

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Jungheinrich Polska sp. z o.o. z siedzibą w Broniszach (05-850), ul. Świerkowa 3, nr KRS: 0000137163 (dalej jako „Jungheinrich” lub „Administrator”). Z Administratorem może Pani/Pan skontaktować się pisemnie pod adresem siedziby lub z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@jh.pl i DPO@jungheinrich.com.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z badaniem Buyer Persona prowadzonym przez Jungheinrich. Celem badania jest lepsze zrozumienie procesu zakupowego klientów i potencjalnych klientów Jungheinrich, w tym czynników wpływających na decyzję o zakupie albo rezygnacji z zakupu, oczekiwań wobec oferty, kryteriów decyzyjnych oraz barier pojawiających się w procesie zakupowym. Wyniki badania mają pomóc Jungheinrich w doskonaleniu oferty, komunikacji oraz działań sprzedażowych i marketingowych. 

Pani/Pana dane będą przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

2.1. Zaproszenie do udziału w badaniu oraz przygotowanie i organizacja badania

Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wytypowania osób do udziału w badaniu, skierowania zaproszenia, kontaktu w sprawie udziału, przekazania danych kontaktowych podmiotowi realizującemu badanie na rzecz Jungheinrich oraz przygotowania rozmowy, w tym uzupełniającej weryfikacji publicznie dostępnych informacji dotyczących reprezentowanej przez Panią/Pana firmy oraz Pani/Pana funkcji zawodowej.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Jungheinrich. Interes ten polega na prawidłowym zorganizowaniu badania dotyczącego procesu zakupowego, doborze osób posiadających wiedzę o tym procesie, umożliwieniu kontaktu z osobą prowadzącą badanie oraz przygotowaniu rozmowy w sposób pozwalający na uzyskanie rzetelnych wyników. Interes Jungheinrich obejmuje także lepsze zrozumienie doświadczeń zakupowych klientów i potencjalnych klientów oraz doskonalenie oferty, komunikacji i działań sprzedażowych.

2.2. Udział w badaniu i analiza wypowiedzi

Jeżeli zdecyduje się Pani/Pan wziąć udział w badaniu, Pani/Pana dane osobowe, w tym informacje przekazane w toku wywiadu, będą przetwarzane w celu przeprowadzenia badania, analizy wypowiedzi, opracowania wniosków dotyczących procesu zakupowego oraz przygotowania wyników badania.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest Pani/Pana zgoda, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Udział w badaniu jest dobrowolny. Brak zgody na udział w badaniu nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji dla Pani/Pana ani dla relacji Pani/Pana firmy z Jungheinrich.

2.3. Nagranie rozmowy i sporządzenie transkrypcji

Rozmowa w ramach badania może zostać nagrana wyłącznie po wyrażeniu przez Panią/Pana odrębnej zgody. Zgoda na nagranie obejmuje utrwalenie rozmowy, przechowywanie nagrania przez czas trwania projektu, sporządzenie transkrypcji oraz wykorzystanie nagrania i transkrypcji do analizy badawczej.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest Pani/Pana zgoda, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Może Pani/Pan odmówić zgody na nagranie rozmowy. W takim przypadku wywiad może zostać przeprowadzony bez nagrania, a osoba prowadząca wywiad może sporządzać notatki z rozmowy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia badania i analizy odpowiedzi.

2.4. Obsługa odmów, wycofania zgody, sprzeciwów oraz ochrona przed roszczeniami

Pani/Pana dane mogą być przetwarzane także w celu obsługi odmowy udziału w badaniu, wycofania zgody, sprzeciwu wobec dalszego kontaktu, prowadzenia listy wyłączeń, wykazania prawidłowości przeprowadzenia procesu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Jungheinrich. Interes ten polega na respektowaniu decyzji osób zaproszonych do udziału w badaniu, unikaniu ponownego kontaktu z osobami, które nie chcą uczestniczyć w badaniu lub nie chcą być dalej kontaktowane, zapewnieniu rozliczalności procesu oraz ochronie praw Jungheinrich.

3. Źródło pozyskania danych osobowych 

Pani/Pana dane mogą pochodzić z zasobów Jungheinrich, w szczególności z wcześniejszego procesu sprzedażowego, ofertowego lub kontaktów handlowych. Część danych będzie zbierana bezpośrednio od Pani/Pana, w szczególności w trakcie korespondencji, rozmowy telefonicznej albo wywiadu.

Jeżeli nie otrzymaliśmy Pani/Pana danych bezpośrednio od Pani/Pana, mogły one zostać wskazane przez inną osobę reprezentującą Pani/Pana organizację jako dane osoby właściwej do rozmowy o procesie zakupowym. 

4. Zakres przetwarzanych danych osobowych 

Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, nazwę reprezentowanej firmy, stanowisko lub funkcję, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, informacje dotyczące udziału Pani/Pana firmy w procesie zakupowym, informację, czy zakup został sfinalizowany, datę lub okres kontaktu handlowego, informacje przekazane w toku wywiadu, głos utrwalony na nagraniu, treść transkrypcji, notatki z rozmowy, status udziału w badaniu, informację o odmowie udziału, odmowie nagrania, wycofaniu zgody albo sprzeciwie wobec dalszego kontaktu, a także publicznie dostępne informacje zawodowe niezbędne do przygotowania rozmowy.

5. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie danych i udział w badaniu są dobrowolne. Brak udziału w badaniu, odmowa odpowiedzi na poszczególne pytania, odmowa nagrania rozmowy albo wycofanie zgody nie będą powodowały negatywnych konsekwencji dla Pani/Pana ani dla relacji Pani/Pana firmy z Jungheinrich.

Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływało.

6. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być osoby upoważnione po stronie Jungheinrich oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na polecenie Jungheinrich, w szczególności kontrahenci realizujący na rzecz Jungheinrich badania, wywiady, transkrypcje, analizy, raporty lub usługi techniczne związane z badaniem, dostawcy narzędzi informatycznych i komunikacyjnych, dostawcy usług hostingu lub przechowywania danych, podmioty świadczące usługi wsparcia technicznego, podmioty świadczące usługi archiwizacji lub niszczenia dokumentów, a także doradcy prawni lub inni profesjonalni doradcy wspierający Jungheinrich w organizacji i ocenie prawidłowości procesu.

Pani/Pana dane mogą być również udostępnione organom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom państwowym, organom nadzorczym lub organom ścigania, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z obowiązujących przepisów.

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.

7. Okres przechowywania danych

Dane robocze przetwarzane przez podmioty realizujące badanie na rzecz Jungheinrich, w szczególności lista respondentów, nagrania, transkrypcje czy notatki, będą przechowywane przez czas realizacji projektu, a następnie zostaną usunięte w terminie do 4 miesięcy od zakończenia projektu.

Raport końcowy z badania może być przechowywany przez Jungheinrich przez okres jego przydatności dla celów analitycznych, organizacyjnych, sprzedażowych i marketingowych związanych z doskonaleniem procesu zakupowego. Raport nie będzie jednak zawierał danych osobowych respondentów.

Dane przetwarzane w liście wyłączeń będą przechowywane przez okres niezbędny do uniknięcia ponownego kontaktu w tym samym celu oraz wykazania respektowania Pani/Pana decyzji. Jeżeli odmowa dotyczy wyłącznie tego konkretnego badania, dane będą przechowywane nie dłużej niż jest to potrzebne do zakończenia i rozliczenia projektu. Jeżeli zgłosi Pani/Pan brak chęci udziału w podobnych kontaktach badawczych w przyszłości, minimalne dane mogą być przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Może Pani/Pan w każdej chwili wycofać zgodę na udział w badaniu albo zgodę na nagranie rozmowy. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. 

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, otrzymania kopii danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu JH. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, może Pani/Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Może Pani/Pan również w każdej chwili poinformować nas, że nie chce być dalej kontaktowana/y w sprawie badania. W celu realizacji praw może Pani/Pan kontaktować się z wykorzystaniem danych wskazanych w pkt 9 poniżej. 

9. Inspektor Ochrony Danych

Może Pani/Pan skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu realizacji Pani/Pana praw, za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@jh.pl i DPO@jungheinrich.com lub pocztą tradycyjną na adres siedziby Jungheinrich, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.